Image by jacqueline macou from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla dużych podmiotów, 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podmiotów oraz od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych podatników (wartość sprzedaży na poziomie do 10 tysięcy zł brutto miesięcznie). Czy obowiązkowe będą faktury od zagranicznych dostawców w Krajowym Systemie e-Faktur? Co grozi za nierzetelne wystawienie faktury? Co trzeba wiedzieć o fakturach zaliczkowych?
Wiele osób interesuje się tematem związanym z KSeF a faktury zagraniczne. Podmioty z zagranicy nie mają obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jednak nie oznacza to, że są one zwolnione z obowiązku fakturowania! Zgodnie z ustawą o VAT, podmioty zagraniczne muszą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne. W przypadku faktur elektronicznych, podatnik dokonujący sprzedaży (lub upoważniona osoba) przesyła je lub udostępnia nabywcy w określony sposób, zachowując dokumenty. Z kolei faktury papierowe należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach - jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje podatnik w swojej dokumentacji. Konstrukcja faktury nie uległa zmianom, a wszystkie elementy, jakie trzeba w niej zawrzeć, wskazane zostały w ustawie o VAT.
Kolejnym ważnym zagadnieniem są faktury zaliczkowe KSeF. Czego one dotyczą? Jeśli podatnik otrzymał zaliczkę na poczet dostawy towaru (lub wykonania usługi), musi wystawić tzw. fakturę zaliczkową. Trzeba to zrobić do 15. dnia danego miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymana została część lub całość zapłaty od nabywcy. Nie zapominajmy także o tym, że organy podatkowe dopuszczają brak konieczności wystawiania tego dokumentu w sytuacji, gdy zapłata ma miejsce w miesiącu sprzedaży.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmie całej wartości transakcji, należy wystawić fakturę końcową. W niej wskazujemy sumę wartości sprzedaży pomniejszoną o wcześniejsze zaliczki. Istotnym elementem takiej faktury są także numery wcześniejszych faktur zaliczkowych! Od 2023 roku doszło do pewnych zmian w tym zakresie, odnoszących się do e-faktur wystawianych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). W takiej sytuacji elektroniczna faktura końcowa powinna zawierać numery identyfikujące poprzednie faktury w tym programie.
W trakcie dokumentowania sprzedaży można się pomylić i błędnie wystawić fakturę. Gdy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy, będziemy musieli zwracać większą uwagę na sankcje KSeF w związku z nierzetelnym wystawianiem dokumentacji. Czym jest nierzetelne wystawienie faktury? Najprościej mówiąc, jest to sytuacja, w której faktura została wystawiona niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Może to być przykładowo faktura pusta lub fikcyjna, która dokumentuje zdarzenia gospodarcze nie mające miejsca w rzeczywistości. Inny przykład to faktura, która wskazuje zdarzenie gospodarcze w nieprawdziwy sposób, czyli niezgodnie ze stanem faktycznym (zakłamywany jest rodzaj sprzedaży, nie odzwierciedla się wartości lub ilości sprzedanych towarów itp.). Problematyczne jest też wystawienie faktury niezgodnie z umową, jeśli taki dokument poświadcza inne warunki niż faktycznie ustalone oraz zrealizowane.
Warto podkreślić, że podatnicy, którzy:
Organ podatkowy w takim wypadku korzysta zarówno z minimalnych, jak i maksymalnych stawek dziennych dotyczących sankcji pieniężnych. Podczas ustalania dziennej stawki bierze się pod uwagę głównie dochody sprawcy, jego warunki rodzinne, osobiste, majątkowe, możliwości zarobkowe, co pozwala określić stawkę dzienną w granicach od 155 złotych do nawet 62 tysięcy złotych.
Przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością uchroni nas przed niechcianymi problemami.
